Produktionsarten

Kuvertiertes Mailing

Es werden ein oder mehrere Teile zusammen in eine Briefhülle oder Versandtasche eingesteckt und maschinell (bei kleinen Auflagen manuell) verschlossen. Die Adresse ist entweder durch ein Fenster sichtbar oder wird vor- oder nachher auf die Briefhülle aufgedruckt.
Vorteile:

  • Kuvertierte Mailings werden von den Kunden als hochwertiger empfunden.
  • Es kann eine Briefmarke auf das Kuvert gedruckt werden, um den Anschein zu geben, dass es sich um einen normalen Brief handelt, um die Akzeptanz zu erhöhen.
  • Der Inhalt des Mailings ist nicht von außen ersichtlich.
  • Es können mehrere Prospekte/Produkte/Flyer zusammen einkuvertiert werden

Eingeschweißtes Mailing

Es werden ein oder mehrere Teile zusammengetragen und in Folie eingeschweißt. Die Adresse wird vorher auf einen Adressträger aufgedruckt und ist durch die Folie lesbar.

Vorteile:

  • Eingeschweißte Mailings sind bei hohen Auflagen rentabel.
  • Es können mehrere Prospekte/Produkte/Flyer zusammen eingeschweißt werden – ein sogenanntes „Package“.
  • Bei mehreren, bzw. dicken Produkten ist das Einschweißen günstiger als das Kuvertieren.
  • Klebegebundene Kataloge können problemlos eingeschweißt werden.

Selfmailer

Bei einem gehefteten oder gefalzten Produkt wird eine Lasche um die offene Seite gelegt und mit Leim, oder Etiketten verschlossen und postfertig gemacht.

Vorteile:

  • Einfachere Produktion gegenüber herkömmlichem Mailing, aufgrund weniger Bestandteile.
  • Die Rabatte für geschlossene – und damit maschinenfähige Postsendungen – bleiben erhalten.

Postkarten-Mailings

Ein Postkarten-Mailing ist eine gedruckte Postkarte, die direkt im Internet gestaltet und personalisiert zu Werbezwecken verschickt wird. Im Gegensatz zur E-Card wird sie ausgedruckt und der Post zum Versand übergeben. Im beruflichen Umfeld werden Postkarten-Mailings oft für Marketingzwecke eingesetzt. Ihr größter Vorteil: es gibt keine „Hürde“ Briefumschlag. Der Empfänger kommt gleich mit dem Angebot des Absenders in Kontakt. Die vergleichsweise einfache Gestaltung, verbunden mit einer möglichst hohen Auflage, machen sie zu einem innovativen Direct-Marketing-Instrument. Postkarten fallen in der Post stärker auf als herkömmliche Werbebriefe.

Produktion

Die Auflagen liegen zwischen wenigen 100 bis mehreren Millionen Sendungen. Entweder ist jedes Schreiben bis auf die Adresse identisch, oder es wird mit einem individuellen Brieftext („Sehr geehrter Frau Kunigunde …“) noch stärker auf den einzelnen Adressaten ausgerichtet. Des Weiteren bietet die digitale Drucktechnik die Möglichkeit, ganze Bildwelten innerhalb eines Mailings an die individuellen Besonderheiten der Zielgruppe (Geschlecht, Alter …) anzupassen.
Soll ein Give-away beigefügt werden, sind folgende Überlegungen wichtig: In geringer Auflage ist die manuelle Fertigung per Hand möglich. Darüber hinaus sollte das Give-away maschinenfähig sein. Des Weiteren darf es keine scharfen Ecken und Kanten haben (z.B. Kugelschreiber), da dies eine Störung in der automatischen Bearbeitung im Briefzentrum zur Folge haben kann.
Wird das Give-away lose im Umschlag beigefügt ist zu prüfen, inwieweit es maschinell verarbeitbar ist. Die Zusteuermaschinen benötigen zumeist eine flache, geschlossene Kante von ca. 5 cm, um greifen zu können. Bei CDs oder unförmigen Beilagen werden sogenannte „Pick & Place“-Anleger eingesetzt. Hier muss die Oberseite des Produktes flach sein, damit ein Gummisaugnapf das Produkt greifen kann.
Give-aways sind aus diesem Grund idealerweise vor der Produktion mit dem Lettershop abzusprechen.

Postversand

Ein Mailing kann mit der Deutschen Post AG oder durch alternative Postdienste versandt werden. Bei der Versandform Infobrief oder Infopost müssen – im Gegensatz zu einem Brief – alle in einem Mailing versendeten Schreiben „inhaltsgleich“ sein (Abweichungen sind z.B. bei der Anrede und persönlichen Informationen möglich. Verboten ist jedoch der Eindruck von individuellen Euro-Beträgen wie bei Rechnungen üblich). Jedoch gibt es bei Infopost die Sonderform des Vario-Mailings. Dann muss in jeder Mailing-Variante nur ein einzelner Bestandteil gleich sein, zum Beispiel der beiliegende Prospekt. So kann beispielsweise das Anschreiben in der Stammkunden-Mailing-Variante modifiziert werden, um etwa den Stammkunden ein besonderes Vorteilsangebot einzuräumen.

Ein Infopost-20-Gramm-Standardmailing kostet 0,25 Euro, Infobrief 0,35 Euro (Stand: Jahr 2011, zzgl. Umsatzsteuer). Die Mindestauflage für eine deutschlandweite Infopost-Aussendung liegt bei 4.000 Stück. Ist die zu versendende Menge geringer, kann „aufgezahlt“ werden; rechnerisch kann es günstiger sein, bei 3.500 Sendungen die Mindestmenge von 4.000 Infopost-Sendungen à 0,25 Euro zu zahlen, als mit jeweils 0,55 Euro im Standardversand zu frankieren. Bei Beschränkung auf eine Leitregion, bei denen die ersten beiden Stellen der Postleitzahl übereinstimmen, liegt die Mindestmenge bei 250 Stück pro Leitregion. Bei Beschränkung auf den Postleitzahl-Leitbereich der Einlieferungsstelle auch schon ab 50 Sendungen, wobei bei mehreren großen Städten auch für mehrere Leitbereiche pro Einlieferungsstelle Infopost eingeliefert werden kann. Infopost muss nach Postleitzahl auf- oder absteigend sortiert werden, und zwar auf alle Ziffern der Postleitzahl.

Für große, variantenreiche Mailings werden Sonderrabatte gewährt, so etwa für die postleitzahlen-genaue Behälterfertigung und andere vorbereitende Arbeiten im Lettershop. Praktikabel wird das erst ab Auflagen von 10.000 Sendungen. Für kleinere Auflagen ist der Infobrief angemessen, hier müssen unter anderem Sendungen nicht nach der Postleitzahl sortiert werden.